Isännöintiyritykselle päätettiin antaa huomautus.
Kantelu:
Kantelija katsoo, että yhtiön isännöintiyritys on toiminut isännöinnin eettisten ohjeiden (hyvän isännöintitavan) vastaisesti muun muassa seuraavissa toimissaan:
Kantelijan mukaan isännöintiyrityksen laskutus on ollut epäselvää. Näistä osaan on saatu isännöintiyritykseltä selvitys. Suurin epäselvyys on liittynyt hankesuunnittelun lisälaskujen maksamiseen ja niiden valvontaan.
Hallitus ja isännöitsijä ovat sopineet isännöitsijän hoidettavista tehtävistä, joita on jäänyt kuitenkin tekemättä. Joidenkin tehtävien hoitaminen on ollut hidasta ja vaatinut hallituksen muistutuksia.
Yhtiön sopimusten arkistoinnissa, ylläpidossa tai päivittämisessä on ollut puutteita. Myös yhtiön vakuutusasioita ja vahingonkorvausasioita on hoidettu huolimattomasti.
Osapuolten sopimat hallituksen kokouksien kokouskäytännöt ja pöytäkirjojen arkistointi ei ole toteutuneet kuten on osapuolten välillä sovittu. Kaupparekisterissä on ollut vuosia vääriä hallituksen jäsenten tietoja.
Isännöitsijä ei ole huomauttanut yhtiökokousta, kun yhtiökokous on päättänyt valita kaksi KHT-tilintarkastajaa, vaikka yksi olisi riittänyt. Yhtiökokouspöytäkirjojen kierrättämisessä ja tarkastamisessa on ollut pitkiä viiveitä.
Kantelijan mukaan isännöintiyritys on rikkonut ainakin seuraavia isännöinnin eettisiä ohjeita (hyvää isännöintitapaa):
- toimii huolellisesti ja tilaajan edun mukaisesti
- kertoo palveluistaan ja hinnoitteluperusteistaan selkeästi
- toimii avoimesti tilaajan hankinnoissa ja käyttää kumppaniverkostoa tilaajan eduksi
- toimii tasapuolisesti
- edistää avoimuutta ja suhtautuu viestintään myönteisesti
- ottaa vastaan vain omien kykyjen ja resurssien mukaisia toimeksiantoja
- tiedostaa vastuunsa, velvollisuutensa ja vaikutusmahdollisuutensa
- tuntee toimialansa lainsäädännön ja normit
- huolehtii ammattitaitonsa ylläpitämisestä ja kehittämisestä
- ylläpitää ja kehittää isännöinnin arvostusta
- kunnioittaa isännöintialan muita toimijoita ja kilpailee rehellisesti
Ratkaisu:
Kanteluasiassa on kysymys sen arvioimisesta, onko isännöintiyritys esitetyn kirjallisen aineiston perusteella toiminut hyvän isännöintitavan / isännöinnin eettisten ohjeiden vastaisesti.
Auktorisointitoimikunta katsoo, että kantelu ja siihen annettu vastaus sisältävät paljon erilaisia näkemyksiä, siitä miten asioista on sovittu ja onko asiat lopulta saatu osapuolten kesken selvitettyä. Isännöintiyrityksen antamasta vastauksesta selviää, että monet kantelussa mainitut tilanteet on saatu hoidettua eikä kaikissa asioissa ole ollut kyse isännöinnistä riippuvasta toimenpiteestä vaan myös muiden toimijoiden toimista.
Kanteluaineistosta selviää, että laskutuksen epäselvyydet osapuolet ovat saaneet suurimmaksi osaksi selvitettyä. Suurin epäselvyys osapuolten välillä koskee hankesuunnittelun lisätöiden laskuja sekä lisätöitä koskevaa sopimusasiaa.
Auktorisointitoimikunta katsoo, että isännöintiyrityksen olisi tullut olla erityisen huolellinen lisätyön maksamisen osalta, jos taloyhtiö on pyytänyt tarjousta eikä tarjousta olla saatu, mutta lisätyöt on tullut laskutettavaksi. Kanteluaineisto on sen osalta epäselvä, onko hallitus kuitenkin ymmärtänyt ja hyväksynyt sen, että työt tehdään lisätyönä alkuperäisen sopimuksen mukaan, kun hallitus on päättänyt näiden töiden tilaamisesta. Kanteluaineistosta käy ilmi myös, että hankesuunnitelman tehnyt taho on mahdollisesti osan laskuista hyvittäneet tai jättäneet laskuttamatta.
Kantelusta ja siihen annetusta vastauksesta käy ilmi, että parkkipaikan asfaltoinnin paikkaukset ovat jääneet isännöitsijältä tilaamatta, vaikka niistä on osapuolten välillä sovittu. Tämä on johtunut henkilöisännöitsijän vaihtumisesta. Muut työt on kuitenkin vastauksen perusteella tehty tai siirretty hallituksen päätöksen mukaisesti myöhemmäksi. Toimikunta huomauttaa, että henkilöisännöitsijän vaihtuminen, ei saisi aiheuttaa tilannetta, jossa sovittu työ jää kokonaan tilaamatta.
Toimikunta huomauttaa lisäksi siitä, että isännöinnin tulee ilmoittaa uusien hallitusten jäsenten tiedot kaupparekisteriin aina viivytyksettä.
Toimikunta kiinnittää lisäksi huomiota siihen, että taloyhtiön muuntamotilan vuokrasopimus on ollut päivittämättä.
Toimikunta kiinnittää kuitenkin kokonaisuuden osalta huomiota siihen, että hallituksen tehtävät huomioiden myös hallituksen osalta asioiden hoidossa on ollut kehitettävää.
Isännöintiyritykselle päätettiin antaa huomautus.